Rientrate nel 50 percento?

Un recente sondaggio condotto da eDiscovery Journal ha rilevato che meno del 20 percento dei partecipanti dispone di un piano per conservare e raccogliere i social media. Si tratta di un dato preoccupante poiché, “entro la fine del 2013, al 50 percento di tutte le aziende verrà richiesto di esibire i materiali raccolti dai siti di social media per operazioni di eDiscovery”, secondo Gartner.

La conservazione del materiale proveniente dai social media non è questione da poco.
L’ambiente dei social media è dinamico e soggetto a continui mutamenti. Inoltre, può risultare complesso: un singolo post può incorporare più piattaforme diverse, ad esempio un post di Facebook che viene contemporaneamente inviato tramite Twitter e collegato a un video di YouTube.
A differenza dei sistemi e-mail e di documenti interni, i siti di social media, sono ospitati nel cloud.
Per giunta, i dipendenti possono utilizzare dispositivi o profili personali per effettuare attività correlate al loro lavoro. Ad esempio, un addetto alle risorse umane può collegarsi con i candidati tramite il proprio account LinkedIn.

Per prepararsi a queste sfide, le organizzazioni dovrebbero seguire una serie di best practice (è un inglesismo difficilmente traducibile che potrebbe significare una buona pratica o anche metodo o procedura migliore e consigliata) per integrare i social media nei loro piani di gestione dei contenziosi.

1. Individuate la modalità di utilizzo dei social media da parte della vostra organizzazione. Create un inventario dei siti di social media utilizzati all’interno della vostra organizzazione. Per ciascun sito, individuate gli utenti, i relativi reparti e i tipi di dati creati. Registrate tali informazioni nella mappa dati dell’organizzazione.

2. Inserite i social media utilizzati nei vostri modelli di archiviazione dei contenziosi e nei criteri di conservazione dei dati. L’inclusione dei social media utilizzati nel programma di conservazione dei dati della vostra organizzazione agevolerà la gestione del volume di informazioni memorizzate, consentendo così di risparmiare tempo e denaro durante l’individuazione. Al momento dell’impostazione del programma di disposizione dei dati, riesaminare i requisiti legali per la conservazione dei social media, incluse le regole e le norme stabilite da SEC, FDA ed FINRA.

3. Affrontate le problematiche tecniche con gli strumenti di individuazione appropriati. Gli strumenti di e-discovery tradizionali non sono in grado di gestire la raccolta e l’elaborazione dei social media. Al contrario, collaborate con le risorse IT per stabilire un protocollo di conservazione e di raccolta dei dati.

– Cercate strumenti che non siano solo in grado di raccogliere i dati, ma anche di autenticarli, creare una catena di conservazione, acquisire metadati ed effettuare ricerche e indicizzazioni in più account e fonti.
– Utilizzate strumenti che vi aiutino a migliorare la fruibilità dei contenuti più rilevanti, come una stampante laser o multifunzione.
– Infine, raccogliete i dati in un formato producibile, che li renda disponibili per la ricerca, al fine di poter essere raccolti, contrassegnati ed esportati nelle piattaforme di analisi.

Non è comunque prudente affannarsi per stabilire un criterio da utilizzare per i social media dopo il verificarsi di un problema: in tal caso, è facile prendere decisioni affrettate e avviare una raccolta incompleta (inutile chiudere le stalle quando i buoi sono scappati).
Meglio sarebbe stabilire in anticipo un criterio da seguire, questo consente di definire le corrette aspettative per le unità aziendali e i dipendenti che devono condividere i dati dei propri account dei social media, nonché con le risorse IT, che devono lavorare a stretto contatto con il reparto legale per garantire l’acquisizione di tutti i dati pertinenti.

Laurie Stoni è consulente eDiscovery per il reparto Xerox Litigation Services.
È disponibile all’indirizzo info@xls.xerox.com.